PDF 파일 용량 줄이는 방법, 온라인 제출 전에 쉽게 압축하는 방법

온라인으로 서류를 보내려고 PDF 파일을 첨부했는데, 막상 올리려고 하니 “파일 용량이 너무 큽니다”라는 안내가 나오는 경우가 있습니다.

 

저도 급하게 서류를 보내야 할 때 이런 메시지가 나오면 어떻게 해야 하나 잠시 당황하게 되더라고요.

 

그렇다고 파일을 다시 만들거나 필요한 내용을 빼기도 어렵습니다. 이럴 때는 PDF 파일의 용량을 줄여주면 생각보다 간단하게 해결할 수 있습니다.

 

이번 글에서는 PDF 파일이 왜 커지는지부터 파일 용량을 확인하는 방법, PDF를 압축하는 방법, 압축한 뒤 꼭 확인해야 할 부분까지 처음 해보는 분도 따라 할 수 있도록 하나씩 알아보겠습니다.

PDF 파일 용량이 커지는 이유

PDF는 단순히 글자만 들어 있는 문서가 아닙니다.

 

문서 안에 사진이나 스캔 이미지가 많이 포함되어 있으면 파일 크기가 크게 증가할 수 있습니다.

 

예를 들어 종이 서류를 스캔해서 PDF로 만들었거나 스마트폰으로 촬영한 사진을 여러 장 PDF로 변환한 경우에는 글자 위주의 문서보다 용량이 커질 가능성이 높습니다.

 

따라서 PDF 파일의 용량을 줄일 때는 문서 내용을 삭제하기보다 이미지 등의 데이터를 압축하는 방법을 먼저 사용하는 것이 좋습니다.

온라인 제출을 위해 PDF 파일 용량을 확인하고 압축하는 모습

먼저 PDF 파일 용량을 확인하기

PDF를 압축하기 전에 현재 파일 크기를 확인해 두면 압축 후 얼마나 줄어들었는지 비교하기 쉽습니다.

윈도우에서 확인하는 방법

1. PDF 파일이 저장된 폴더를 엽니다.
2. PDF 파일을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭합니다.
3. 속성을 선택합니다.
4. 파일 크기를 확인합니다.

예를 들어 파일 크기가 15MB라면 온라인 제출 사이트에서 요구하는 용량 제한보다 큰지 먼저 확인합니다.

파일 크기가 이미 작다면 무리해서 다시 압축할 필요는 없습니다.

온라인에서 PDF 용량 줄이는 방법

PDF를 자주 다루지 않는다면 별도의 프로그램을 설치하지 않고 웹에서 압축하는 방법이 간편합니다.

Adobe Acrobat의 온라인 PDF 압축 기능을 이용하면 브라우저에서 PDF 파일을 업로드한 뒤 압축할 수 있습니다.

온라인 PDF 압축 순서

① PDF 압축 페이지 열기

브라우저에서 Adobe Acrobat의 온라인 PDF 압축 기능을 엽니다.

 

② 파일 선택하기

압축하려는 PDF 파일을 선택하거나 화면에 파일을 끌어다 놓습니다.

 

③ 압축 수준 선택하기

파일을 업로드한 후 제공되는 압축 수준을 확인합니다.

파일 크기를 많이 줄여야 하는 경우에는 높은 압축을 선택할 수 있습니다.

다만 이미지가 포함된 문서는 압축 정도가 높아질수록 화면이나 인쇄 품질이 달라질 수 있으므로 주의해야 합니다.

 

④ 압축하기

압축을 실행하면 새로운 PDF 파일이 만들어집니다.

 

⑤ 압축된 파일 저장하기

압축이 완료된 PDF를 저장한 뒤 원본 파일과 구분해서 보관합니다.

컴퓨터에서 PDF 용량 줄이는 방법

Adobe Acrobat 데스크톱 프로그램을 사용하는 경우에도 PDF 파일 크기를 줄일 수 있습니다.

Adobe Acrobat에서는 PDF를 열고 다른 이름으로 저장 → 크기가 축소된 PDF 기능을 이용해 파일 크기를 줄일 수 있습니다.

기본적인 순서

1. Adobe Acrobat에서 PDF 파일을 엽니다.
2. 메뉴에서 다른 이름으로 저장을 선택합니다.
3. 크기가 축소된 PDF를 선택합니다.
4. 호환성 설정을 확인합니다.
5. 확인을 누릅니다.
6. 새로운 파일 이름과 저장 위치를 정합니다.
7. 저장합니다.

원본 파일을 바로 덮어쓰기보다는 압축된 파일을 별도의 이름으로 저장하는 것이 안전합니다.

예를 들어

서류.pdf

라는 원본이 있다면

서류_압축.pdf

처럼 저장하면 원본과 압축본을 쉽게 구분할 수 있습니다.

PDF 용량을 줄일 때 무조건 강하게 압축하면 안 되는 이유

파일 크기를 최대한 작게 만드는 것이 항상 좋은 것은 아닙니다.

특히 증명서나 스캔 문서처럼 글자가 작거나 도장이 포함된 문서는 지나치게 압축하면 글자나 이미지가 흐릿해질 수 있습니다.

따라서 다음과 같은 순서로 확인하는 것이 좋습니다.

파일 용량 확인 → 적당한 수준으로 압축 → PDF 열어보기 → 글자와 이미지 확인 → 제출

특히 숫자나 이름, 날짜처럼 잘못 읽으면 안 되는 정보가 들어 있는 문서는 압축 후 내용을 반드시 확인해야 합니다.

온라인으로 PDF를 압축하기 전에 확인할 점

PDF 안에 개인정보가 들어 있다면 온라인 서비스를 이용하기 전에 신중하게 확인하는 것이 좋습니다.

예를 들어 다음과 같은 정보가 포함된 문서는 주의가 필요합니다.

• 주민등록번호 등 개인정보
• 주소와 연락처
• 계약서
• 회사 내부 문서
• 개인적인 내용이 포함된 서류

온라인 서비스에 파일을 업로드하는 방식은 서비스 제공자의 파일 처리 및 개인정보 관련 정책을 확인하는 것이 좋습니다.

중요한 개인정보가 포함된 문서라면 가능하다면 PC에 설치된 신뢰할 수 있는 프로그램을 이용해 파일을 압축하는 방법도 고려할 수 있습니다.

압축한 PDF가 제대로 만들어졌는지 확인하기

압축이 끝났다고 바로 제출하지 말고 한 번 열어보는 것이 좋습니다.

확인할 내용

1. 파일이 정상적으로 열리는지 확인

PDF를 클릭했을 때 오류 없이 열리는지 확인합니다.

 

2. 글자가 깨지지 않았는지 확인

특히 작은 글씨와 숫자를 확대해서 확인합니다.

 

3. 이미지가 흐려지지 않았는지 확인

스캔 문서나 사진이 포함된 경우 원본과 비교합니다.

 

4. 페이지가 모두 있는지 확인

압축 과정에서 페이지가 빠지거나 순서가 바뀌지 않았는지 확인합니다.

 

5. 파일 용량을 다시 확인

온라인 제출 사이트에서 요구하는 용량보다 작은지 확인합니다.

이 과정을 거친 후 문제가 없다면 압축된 PDF를 제출하면 됩니다.

PDF 용량을 줄일 때 알아두면 좋은 팁

PDF가 너무 크다면 무조건 같은 방법을 반복하기보다 파일이 커진 원인을 확인하는 것이 먼저입니다.

 

사진이나 스캔 이미지가 많이 포함된 PDF라면 이미지 압축의 영향을 크게 받을 수 있습니다.

 

반대로 글자 위주의 PDF라면 압축해도 용량이 크게 줄지 않을 수 있습니다.

 

또한 이미 한 번 압축된 PDF를 다시 반복해서 압축하면 파일 크기는 줄어들 수 있지만 이미지 품질이 떨어질 가능성이 있으므로, 압축 후 결과를 확인하는 것이 중요합니다.

PDF 파일 용량 줄이기 자주 묻는 질문

Q. PDF 파일은 왜 이렇게 용량이 큰가요?

사진이나 스캔 이미지가 많이 들어 있는 PDF는 글자만 있는 문서보다 용량이 커질 수 있습니다. 특히 고해상도 이미지가 여러 장 포함된 경우 파일 크기가 크게 증가할 수 있습니다.

Q. PDF를 압축하면 내용이 없어지나요?

일반적인 PDF 압축은 파일 크기를 줄이기 위한 작업입니다. 하지만 압축 수준에 따라 이미지 품질 등이 달라질 수 있으므로 압축 후 PDF를 직접 열어 내용을 확인하는 것이 좋습니다.

Q. PDF 용량은 최대한 작게 만드는 것이 좋은가요?

꼭 그렇지는 않습니다. 온라인 제출에 필요한 용량 제한을 충족하면서도 글자와 이미지가 제대로 보이는 수준으로 만드는 것이 중요합니다.

Q. 원본 PDF도 삭제해도 되나요?

압축된 PDF가 정상적으로 열리고 제출까지 완료되기 전에는 원본을 삭제하지 않는 것이 안전합니다.

중요한 서류라면 제출이 끝난 뒤에도 필요한 기간 동안 원본을 보관하는 것이 좋습니다.

마무리

PDF 파일이 너무 커서 온라인으로 제출하거나 공유하기 어려울 때는 문서 내용을 다시 만드는 것보다 먼저 PDF 압축 기능을 이용해 파일 크기를 줄여보는 방법을 생각해 볼 수 있습니다.

 

온라인 도구를 이용하면 별도의 프로그램을 설치하지 않고도 PDF를 압축할 수 있고, Adobe Acrobat을 사용하는 경우 컴퓨터에서도 PDF 크기를 줄일 수 있습니다.

 

다만 중요한 서류는 용량만 줄이는 것보다 압축 후 문서의 글자와 이미지가 제대로 보이는지 확인하는 과정이 더 중요합니다.

 

특히 개인정보가 포함된 PDF라면 온라인 서비스에 파일을 업로드하기 전에 해당 서비스의 파일 처리 및 개인정보 관련 안내도 확인하는 것이 좋습니다.

 

PDF 용량을 줄인 뒤에는 파일 크기뿐 아니라 문서의 내용, 페이지 수, 글자와 이미지의 상태까지 확인하고 제출하세요.